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OneSolutions Hosted IP PBX
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Download the Service User Guides at:
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All other marks are the property of their respective owners.

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Summary of Contents for Aastra 55i

  • Page 1 OneSolutions Hosted IP PBX Aastra IP Phone Training Download the Service User Guides at: http://www.onecommunications.com/knowledgecenter.aspx?id=4704 © 2010 One Communications. The One Communications logo is a registered trademark of One Communications Corp. All other marks are the property of their respective owners.
  • Page 2 Agenda Topic IP Phone Usage Voice Mail Setup 3. CommPortal Access Additional Support 5. Premium Seat Features...
  • Page 3 Aastra IP Phone...
  • Page 4 IP Phone Features (Left) Feature Phone Hang‐up/End  Press “Goodbye”. a call Options/ This is an administrator key.  Press “Options” then enter password and press “Enter” soft  Settings key. Place a call on  Press “Hold”. Hold Redial Press “Redial”.  Use Up/Down Navigation  button to select number.  Lift handset or  press “Dial” soft key to place call. Volume Press left audio button to decrease volume  and right audio button to increase volume.
  • Page 5 IP Phone Features (Right) Feature Phone Making a call Lift handset and dial. Or, Press a line key “Line 1” and dial. Or, Press “Speaker/Headset” and dial. Lines The IP Phone has up to four lines (L1‐L4) to  make and receive calls to your telephone  number.   The line key will change color when in use  (flashing red when a call is incoming, red  when in use and green when not in use.) Speaker Press “Speaker/Headset”. Mute Press “Mute”.
  • Page 6 IP Phone Features (Top) Download the 55i Label Template for the top of the phone at: http://www.onecommunications.com/support Feature Phone Voice Mail Press “Voice mail”. Call List Press “Call List” to view a list of callers. Use Up/Down Navigation  button to select number.  Press “Dial” soft key to place call. If  using ‘9’ for an external line, click “Edit” and insert the ‘9’ before  pressing dial. Directory Press “Directory” to view a list of extensions in the Business  Group.  You can add numbers to the directory using the “copy” soft key on the IP Phone.  There is no import feature. Do Not Disturb  Press “DND” and the red light indicator will appear.  Callers will  (DND) automatically be sent to voicemail.  To remove press “DND”.
  • Page 7 IP Phone Features (Middle) Feature Phone Dial To dial, the phone must be off the hook.  Press “Dial” soft key to place a  call.  3 Way  To conference, the phone must already be connected to a call.   Conference Press “Conf” soft key and enter the phone number of the party you wish  to conference in.  Press “Conf” soft key to connect all parties. Transfer To transfer, the phone must already be connected to a call.  Blind Transfer Press “Xfer” soft key and enter phone number.  Press “Xfer” again to  blind transfer.  If left unanswered, the call will be routed to voice mail. Announced  Press “Xfer” soft key and enter phone number.   Speak to call recipient  Transfer and then press the “Xfer” soft key.  If the recipient wants the call to go to  voice mail, he or she must press the “DND” soft key prior to hanging up.

  • Page 8: Voicemail Setup

    Voice Mail Setup This will take about 2 minutes Click the voice mail button on the IP Phone. Follow the voice prompts to set up your voice mail. • Record your name. • Set your voice mail PIN (6‐20 digits long) which is also used for the  CommPortal. – The pin cannot be any part of the telephone number  – The pin cannot be a sequence of numbers (not 123456)  – The pin cannot repeat any number more than two (2) times (not  5551234) • Record a personal greeting or keep the standard greeting with your  recorded name. Note: After initial setup, you can access your voice mail remotely by dialing  your phone number and pressing the ‘*’ button.
  • Page 9 Voice Mail Tree...

  • Page 10: Voice Mail To E-Mail

    Voice Mail to E‐mail Note: A one minute message is about 400-500 Kb.
  • Page 11 CommPortal Access • The CommPortal* is a web tool which allows you to  view missed calls, listen to voice mail messages, view  contacts, and set up rules to handle your calls.  • Access to the CommPortal is available from any  location with Internet connectivity. – Go to https://hostedpbx.onecommunications.com. – Enter your 10‐digit phone number. – Enter the PIN that you created when you set up your voice  mail. *System requirements are listed in the Quick Start Guide.
  • Page 12 CommPortal Demo • The “Tabs” (top line) provide navigation to the key features. “Tabs” Dashboard: provides a  quick view of the most  common functions. Messages & Calls: provides  call history. Contacts: provides a  method for storing and  retrieving contact details. Call Manager: allows  customer to manage how  incoming calls are handled. Settings: provides access to  call service settings.
  • Page 13 CommPortal Standard  Buttons • Below the navigation “Tabs” there are several standard  buttons located on the right side of the page. Button CommPortal Function Click to Dial allows you to enter a phone number that will be called from  your IP phone. Logout exits the CommPortal.  You are automatically logged out after 30  minutes of inactivity. Refresh updates the page with recent phone and message activity.

  • Page 14: Online Help

    Online Help • The help button provides  immediate answers to  questions related to  available features. • The information provided  will change based on the  “Tab” you are viewing.
  • Page 15 • Visit www.onecommunications.com/support to access Hosted IP PBX user guides. • Dial 1.800.962.2488 (listed in the Quick Start  Guide) for Customer Service issues.
  • Page 16 Premium Seat Features • CommPortal Assistant (CommAssistant) Tool Bar* ® – Microsoft Outlook Integration allows you to synchronize contacts and  use the existing “Call Contact” button. – Toaster Pop‐up provides an indication that a new message has  arrived. • Remote Click to Dial allows you to use a remote telephone to  make calls and caller ID displays your IP phone number. • Find Me/Follow Me is a subscriber location service for  incoming calls. • Incoming Call Manager is a call handling service. *System requirements are listed in the Premium Seat Quick Start Guide.
  • Page 17 CommAssistant Tool Bar • The CommAssistant Tool Bar is a thin software client which  runs on your PC and offers convenient access into your  account. Go to the Settings tab and choose CommPortal Assistant. Download the Tool Bar.
  • Page 18 CommAssistant Tool Bar Click the Tool Bar icon on your Taskbar at  the bottom right corner of your screen. Select Configure CommAssistant.
  • Page 19 Tool Bar Settings • On the General tab, enter  the CommPortal  credentials and Proxy  configuration settings as  shown.  • The Options settings can  be set based on your  personal preferences.
  • Page 20 Tool Bar Usage • You can view the  Dashboard by clicking the  Tool Bar icon on your  Taskbar and select Open  Dashboard. • You can use the  CommAssistant drop‐ down to place or forward  calls, apply rules,  configure schedules, and  more. ...
  • Page 21 CommPortal Demo  (Premium Seat)
  • Page 22 Summary The IP Phone operates much like a traditional phone. • The CommPortal provides a graphical user interface  • to your IP Phone. The CommPortal provides easy customization. – The CommPortal links your computer to your IP Phone. – Assistance is available online or via the One  • Communications Customer Care Center. – Visit www.onecommunications.com/support to access  Hosted IP PBX user guides. – Dial 1.800.962.2488 (listed in the Quick Start Guide) for  Customer Service issues.